Erste Schritte: Zeitpläne erstellen

Eure Formulare sollen nur zu bestimmten Zeitpunkten verfügbar sein? Wir zeigen euch, wie das in Lumiform geht!

Zeitpläne erstellen, um genau zu planen, wann Formulare bearbeitet werden sollen. 

 

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Mithilfe der Funktion von Zeitplänen in Lumiform könnt ihr jede Vorlage mit einer Frist versehen    und einem bestimmten Benutzer beziehungsweise einer Gruppe zuordnen. Dies ermöglicht eine strukturierte und effiziente Verwaltung & Durchführung von Aufgaben und Prüfungen in Lumiform.

 

Erfahrt Schritt für Schritt, wie Ihr Zeitpläne erstellen und verwalten könnt.

 

Zeitpläne in Lumiform erstellen und verwalten

 

1. Zeitplan in Formular hinzufügen

Zeitpläne werden erstellt, indem Ihr einen Fälligkeitszeitpunkt für eine Formularvorlage festlegt.

Dies bedeutet, dass ausgewählte Benutzer die Prüfung zum eingestellten Zeitpunkt angezeigt bekommen und in der vorgegebenen Frist bearbeiten müssen.

Navigiert dazu einfach in den Formular-Baukasten des jeweiligen Formulars und öffnet den Punkt:  2. Zuweisen. Scrollt dann bis zum Punkt: Zeitplan und wählt Zeitplan hinzufügen aus: 

 

 

2. Benutzer hinzufügen

Wählt im nächsten Schritt aus, wer dem Zeitplan hinzugefügt werden soll, um das Formular bearbeiten zu können. Dies können einzelne Nutzer, Gruppen oder alle Nutzer sein: 

 

 

Gebt ebenfalls an, ob das Formular von nur einem oder jedem Nutzer ausgefüllt werden soll: 

 

 

Wenn Ihr euch dafür entscheidet, dass nur ein Nutzer das Formular ausführen muss, ist die Aufgabe erledigt, sobald ein Nutzer das Formular ausgefüllt hat. Somit wird es den anderen Nutzern anschließend nicht mehr als fällige und noch zu erledigende Aufgabe angezeigt. 

 

3. Startzeitpunkt definieren

Unter Erster Zeitplan verfügbar ab stellt Ihr ein, zu welchem Zeitpunkt die ausgewählten Personen und Gruppen das Formular  sehen sowie aktiv nutzen und ausfüllen können: 

 

 

Unter Erster Zeitplan fällig bis legt ihr fest, bis wann das Formular spätestens abgeschlossen werden muss. Dies kann am selben Tag, wenige Stunden später, aber auch zu einem noch späteren Zeitpunkt sein. Somit hat euer Zeitplan eine Frist und ein Fälligkeitsdatum. 

 

4. Prüfungsintervall festlegen

Unter Prüfungsintervall auswählen legt Ihr fest, in welchem Rhythmus sich der Zeitplan wiederholt oder ob Prüfungen nur einmalig stattfinden. Dies ist bei regelmäßigen Prüfungen sehr nützlich:

 

 

Wenn die Prüfung nicht am Wochenende stattfindet, wählt am besten: An jedem Wochentag aus oder legt über: Benutzerdefiniert fest, wann die Prüfungen stattfinden sollen:

 

 

 

 

 

5. Fügt dem Zeitplan zusätzlich Einheiten hinzu

Das Hinzufügen von Einheiten sorgt einmal dafür, dass Ihr später in den Analytics auch Auswertungen bezogen auf Einheiten durchführen könnt:

 

 

Der zweite Vorteil ist, dass die Aufgabe anschließend auch nur Nutzern angezeigt wird, welche der Einheit hinzugefügt sind. Dazu müsst Ihr die Einheitenbezogene Zuweisungen aktivieren: 

 

 

6. Benachrichtigungen für fällige Zeitpläne

Standardmäßig werden Nutzer benachrichtigt, wenn Zeitpläne verfügbar sind. Dies kann über die Profil-Einstellungen gesteuert werden. Zusätzlich können Nutzer vorab informiert werden, wann Formulare live gehen. Klickt dazu einfach auf Benachrichtigung hinzufügen: 

 

 

Ihr könnt ebenfalls festlegen, dass Nutzer informiert werden, bevor die Frist abläuft:

 

 

 

7. Titel hinzufügen

Ihr könnt auch einen Titel für den Zeitplan vergeben. Dieser ist allerdings nur intern im Dashboard von Lumiform sichtbar, wird aber nicht den Nutzern angezeigt:

 

 

8. Weitere Zeitpläne hinzufügen

Ihr könnt auch mehrere Zeitpläne hinzufügen. Dies bietet sich an, wenn Prüfungen mehrmals und durchgeführt werden sollen oder für mehrere Teams zu unterschiedlichen Zeitpunkten.

Dazu wählt Ihr einfach Weiteren Zeitplan hinzufügen aus:

 

 

 

 

Eine Übersicht der geplanten Formulare erhaltet Ihr unter Formulare und Geplant: 

 

 

Ihr erhaltet die 3 Optionen für überfällige, fällige sowie anstehende Formulare:

 

 

 

Wichtige Hinweise zu Zeitplänen in Lumiform

 

• Zeitpläne müssen immer in der Zukunft starten: 
  Im Idealfall sollte der Startzeitpunkt mindestens 10 Minuten in der Zukunft liegen. Beachtet dies, wenn Ihr zum Testen erste Zeitpläne erstellt. 
• Stundenweise Zeitpläne: 
  Derzeit ist es nicht möglich, Zeitpläne stundenweise zu erstellen. Wenn Prüfungen mehr als einmal täglich stattfinden sollen, müsst Ihr einem Formular mehrere Zeitpläne hinzufügen.