Dieser Artikel erklärt den Unterschied zwischen internen und externen Benutzern in Lumiform, wie Lizenzen funktionieren und welche Berechtigungen jeder Benutzertyp hat.
Überblick
Lumiform unterscheidet zwischen zwei Arten von Benutzern:
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Interne Benutzer
Diese Benutzer verfügen über eine registrierte E-Mail-Adresse innerhalb der Lumiform-Plattform. Für jeden internen Benutzer ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich, unabhängig davon, wie eingeschränkt seine Berechtigungen sind.
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Externe Benutzer
Diese Benutzer haben keinen Zugriff auf die Lumiform-Anwendungen und benötigen keine kostenpflichtige Lizenz. Sie interagieren mit Lumiform nur über Links oder E-Mails, wenn Maßnahmen (Actions) oder Berichte mit ihnen geteilt werden.
Interne Benutzer
Interne Benutzer sind Teil Ihrer Organisation oder wurden mit beliebigen Berechtigungsstufen in Ihren Lumiform-Arbeitsbereich (Workspace) eingeladen.
Definition:
Ein interner Benutzer wird durch eine E-Mail-Adresse identifiziert, die eingeladen und auf der Lumiform-Plattform registriert ist. Dies umfasst sowohl Benutzer mit vollen Berechtigungen als auch Benutzer, die stark eingeschränkten Zugriff erhalten.
Wichtige Punkte:
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Erfordert eine kostenpflichtige Lizenz.
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Gilt für jeden Benutzer, der über einen Login-Zugang verfügt, selbst wenn seine Berechtigungen eingeschränkt sind.
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Kann sich in die Web- und Mobilanwendungen einloggen.
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Hat Zugriff auf Funktionen basierend auf der zugewiesenen Rolle und Ihrem Plan.
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Eine Lizenz kann nicht gleichzeitig von mehreren Personen geteilt werden.
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Administratoren können eine E-Mail-Adresse jederzeit von einer Lizenz entfernen und neu zuweisen.
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Externe Partner können mit eingeschränkten Berechtigungen auf die Plattform eingeladen werden, zählen aber für Lizenzierungszwecke als interne Benutzer.
Externe Benutzer
Externe Benutzer sind Personen, die lediglich Informationen erhalten oder aktualisieren müssen und keinen Zugriff auf die Lumiform-Plattform benötigen.
Definition:
Ein externer Benutzer hat keinen Lumiform-Login und verbraucht keine Lizenz.
Wichtige Punkte:
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Erfordert keine kostenpflichtige Lizenz.
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Kann sich nicht in die Lumiform Web- oder Mobilanwendungen einloggen.
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Kann mit Maßnahmen, eingereichten Formularen und Analysen nur über E-Mail oder Ansichts-Links interagieren.
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Ideal für Lieferanten, Auftragnehmer, Franchisenehmer oder Partner, die nur eine begrenzte Interaktion ohne vollen Plattformzugriff benötigen.
Unterschiede im Detail
| Funktion | Interner Benutzer | Externer Benutzer |
| Erfordert eine kostenpflichtige Lizenz | Ja | Nein |
| Login in Lumiform App (Web & Mobil) | Ja | Nein |
| Funktionszugriff basierend auf Plan | Ja | Nein |
| Maßnahmen zugewiesen bekommen | Ja | Ja |
| Benachrichtigungen zu Maßnahmen per E-Mail | Ja | Ja |
| Maßnahmen-Status aktualisieren | Ja | Ja, via Link |
| Formulare erstellen und absenden | Ja | Nein |
| Berichte eingereichter Formulare per E-Mail erhalten | Ja | Ja |
| Berichte eingereichter Formulare im Web ansehen (via Link) | Ja | Ja |
| Checklisten und Workflows erstellen | Ja | Nein |
| Zugriff auf Analysen innerhalb von Lumiform | Ja | Nein |
| Analyseberichte via Link ansehen | Ja | Ja |
| Benutzer einladen, Vorlagen verwalten, Einstellungen ändern | Ja | Nein |
Typische Anwendungsfälle
Interne Benutzer:
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Filialleiter
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Qualitätsmanager
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Gebietsleiter (Area Managers)
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Administratoren
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Mitarbeiter, die regelmäßig Checklisten erstellen, einreichen, überprüfen oder verwalten
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Externe Partner, die sich mit eingeschränkten Berechtigungen bei Lumiform einloggen müssen
Externe Benutzer:
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Auftragnehmer, die nur zugewiesene Maßnahmen über einen Link aktualisieren müssen
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Lieferanten, die nur die Erledigung von Aufgaben bestätigen müssen
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Franchise-Partner, die eingereichte Berichte oder Analysen einsehen müssen, ohne sich einzuloggen
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Jede Person, die Informationen erhalten muss, aber nicht direkt auf die Anwendung zugreifen soll