Wiederverwendbare Abschnitte: Inhalte über mehrere Formularvorlagen hinweg wiederverwenden

Das ist besonders nützlich für Inhalte, die überall identisch und aktuell bleiben müssen, zum Beispiel:

Standardisierte Sicherheitshinweise
Firmen-Kopf- oder Fußseiten
Compliance-Checklisten, die abteilungs- oder standortübergreifend genutzt werden

Hinweis: Wiederverwendbare Abschnitte sind Bestandteil der Enterprise Pakete und als Add On verfügbar. Falls diese Option in Ihrem Konto nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Lumiform Ansprechpartner, um sie freischalten zu lassen.

Grundbegriffe

Wiederverwendbarer Abschnitt bzw. wiederverwendbare Seite: Ein Abschnitt oder eine Seite, der bzw. die als wiederverwendbar markiert wurde. Er bzw. sie kann in jede andere Vorlage eingefügt werden. Eine Bearbeitung aktualisiert ihn bzw. sie überall dort, wo er bzw. sie verwendet wird.

Lokaler Abschnitt bzw. lokale Seite: Ein regulärer Abschnitt oder eine reguläre Seite, der bzw. die nur in einer Vorlage existiert. Die meisten Inhalte in Ihren Vorlagen sind standardmäßig lokal.

Loslösen: Einen wiederverwendbaren Abschnitt bzw. eine wiederverwendbare Seite in eine lokale Version umwandeln. Nach dem Trennen erhält er bzw. sie keine Aktualisierungen mehr und betrifft nur noch diese eine Vorlage.

Einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite erstellen

Öffnen Sie das Menü (drei Punkte) des Abschnitts oder der Seite, den bzw. die Sie wiederverwendbar machen möchten.
Wählen Sie die Option, um ihn bzw. sie in einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite umzuwandeln.
Bestätigen Sie den Titel. Sie können ihn bei Bedarf anpassen.

Nach der Umwandlung steht der Abschnitt bzw. die Seite zur Verfügung, um in jede andere Vorlage eingefügt zu werden, auf die Sie Zugriff haben.

Einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite in eine Vorlage einfügen

Öffnen Sie das Menü (drei Punkte) eines Abschnitts oder einer Seite in der Vorlage, die Sie gerade bearbeiten.
Wählen Sie die Option, um einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite einzufügen.
Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus der Liste aus.

Falls der Abschnitt oder die Seite, in den bzw. die Sie einfügen, bereits Inhalte enthält, werden Sie vor dem Ersetzen um Bestätigung gebeten. Beim Einfügen wird alles im wiederverwendbaren Abschnitt (Fragen, Unterabschnitte und Einstellungen) genau so übernommen, wie es im Original vorhanden ist.

Wiederverwendbare Abschnitte und Seiten sind im Vorlagen-Editor durch ein visuelles Symbol gekennzeichnet, damit Sie sie leicht von regulären Inhalten unterscheiden können.

Einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite bearbeiten

Jede Änderung an einem wiederverwendbaren Abschnitt oder einer wiederverwendbaren Seite aktualisiert ihn bzw. sie in allen Vorlagen, in denen er bzw. sie verwendet wird. Im Aktivitätsprotokoll jeder betroffenen Vorlage wird vermerkt, dass die Änderung über eine geteilte Bearbeitung erfolgt ist. So ist klar erkennbar, woher die Aktualisierung stammt.

Um einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite zu bearbeiten, benötigen Sie Bearbeitungsrechte für alle Vorlagen, in denen er bzw. sie verwendet wird. Wenn Sie nur für einen Teil dieser Vorlagen Bearbeitungsrechte haben, können Sie ihn bzw. sie weder bearbeiten noch trennen. Dies schützt Vorlagen, auf die Sie keinen Zugriff haben, vor indirekten Änderungen.

Einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite trennen

Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, die nur für eine Vorlage gelten sollen, können Sie den Abschnitt oder die Seite trennen. Dadurch entsteht eine lokale Kopie, die Sie frei bearbeiten können, ohne andere Vorlagen zu beeinflussen.

Wichtig zu wissen:

Sie benötigen Bearbeitungsrechte für den Abschnitt oder die Seite, um ihn bzw. sie zu trennen.
Nach dem Trennen kann die Verbindung zur ursprünglichen geteilten Version nicht wiederhergestellt werden. Sie können Ihre getrennte Kopie jedoch später bei Bedarf erneut in einen wiederverwendbaren Abschnitt bzw. eine wiederverwendbare Seite umwandeln.
Das Duplizieren eines wiederverwendbaren Abschnitts oder einer wiederverwendbaren Seite (anstatt ihn bzw. sie zu trennen) erzeugt ebenfalls eine lokale Kopie. Sie können nicht zwei Kopien desselben wiederverwendbaren Abschnitts bzw. derselben wiederverwendbaren Seite in einer Vorlage haben.

Einen wiederverwendbaren Abschnitt oder eine wiederverwendbare Seite löschen

Das Entfernen eines wiederverwendbaren Abschnitts oder einer wiederverwendbaren Seite aus einer Vorlage löscht ihn bzw. sie nicht überall. Er bzw. sie wird lediglich aus dieser einen Vorlage entfernt.

Um ihn bzw. sie dauerhaft aus Ihrem Konto zu löschen, verwenden Sie die Löschoption im Menü. Ein wiederverwendbarer Abschnitt bzw. eine wiederverwendbare Seite, der bzw. die noch in einer anderen Vorlage verwendet wird, kann erst dauerhaft gelöscht werden, nachdem er bzw. sie aus allen Vorlagen entfernt wurde.

Geteilte Antwortsets

Wenn ein wiederverwendbarer Abschnitt eine Dropdown- oder Multiple-Choice-Frage enthält, kann auch das zugehörige Antwortset (die Liste der Antwortoptionen) über mehrere Vorlagen hinweg geteilt werden.

Um ein Antwortset zu teilen, aktivieren Sie die Option, es für alle Vorlagen verfügbar zu machen.
Innerhalb eines wiederverwendbaren Abschnitts sehen Sie stattdessen die Option, eine lokale Kopie des Antwortsets zu erstellen, mit der Sie es unabhängig bearbeiten können.
Ein geteiltes Antwortset, das in einer anderen Vorlage verwendet wird, kann nicht gelöscht werden.

Auswertung wiederverwendbarer Abschnitte

Wenn Sie Ihre Auswertungen nach einem wiederverwendbaren Abschnitt oder einer wiederverwendbaren Seite filtern, sehen Sie die zusammengefassten Ergebnisse aus allen Vorlagen, in denen er bzw. sie verwendet wird. Wenn Sie nur die Ergebnisse einer bestimmten Vorlage sehen möchten, fügen Sie zusätzlich einen Vorlagenfilter hinzu.

Getrennte Kopien werden als eigenständige Inhalte behandelt und nicht zusammen mit dem Original in Ihren Auswertungen zusammengefasst.

Gut zu wissen

Ein wiederverwendbarer Abschnitt kann keinen weiteren wiederverwendbaren Abschnitt enthalten (keine Verschachtelung).
Beim Duplizieren einer gesamten Vorlage werden auch enthaltene wiederverwendbare Abschnitte und Seiten dupliziert und bleiben dabei wiederverwendbar.
Aktuell können Sie einen Abschnitt nicht direkt per Drag-and-drop zwischen Seiten verschieben. Als Workaround können Sie den Abschnitt wiederverwendbar machen und ihn anschließend auf der gewünschten Seite einfügen.
Es sind keine besonderen Berechtigungen erforderlich, um wiederverwendbare Abschnitte und Seiten zu nutzen, abgesehen von der Standardberechtigung zur Verwaltung von Vorlagen.