Inspektionsberichte automatisch per E-Mail mit Zapier versenden

Was du brauchst

• Plan-Voraussetzung: Dieses Feature ist im Enterprise-Plan verfügbar.
• Berechtigungen: Admin-Rechte in Lumiform, um auf die Webhook-Einstellungen zuzugreifen.
• Drittanbieter-Konten:
  • Aktives Zapier-Konto
  • E-Mail-Dienst, der mit Zapier verbunden ist (z. B. Gmail, Outlook)

1. Zap in Zapier erstellen

   • Melde dich bei zapier.com an und klicke auf „Zap erstellen“.

2. Trigger „Webhooks by Zapier“ auswählen

   • Wähle „Webhooks by Zapier“ als Auslöser aus.
   • Wähle „Catch Hook“.
   • Kopiere die generierte Webhook-URL.

3. Webhook in Lumiform registrieren

   • Gehe in Lumiform zu „Administration“ > „Webhooks“.
   • Klicke auf „Webhook hinzufügen“ und füge die Zapier-Webhook-URL ein.
   • Wähle „Inspektion abgeschlossen“ als Ereignis zum Auslösen des Webhooks.
   • Speichere deine Änderungen.

4. Verbindung testen

   • Schließe eine Inspektion in Lumiform ab.
   • Überprüfe in Zapier, ob eine Webhook-Benachrichtigung eingeht und die Event-ID enthält.

5. Inspektionsdaten abrufen (optional, fortgeschritten)

   • Füge einen „API Request“-Schritt in Zapier hinzu, falls du den vollständigen Inspektionsbericht über die Record-ID aus dem Webhook abrufen möchtest.
   • Verwende dabei die Methode „Webhooks by Zapier – GET“ und authentifiziere dich mit deinem Lumiform Public API-Token.

6. E-Mail-Maßnahme konfigurieren

   • Füge einen „E-Mail by Zapier“-Schritt, „Gmail“ oder „Outlook“ als Maßnahme hinzu.
   • Verwende die Daten aus dem Webhook (oder, falls vorhanden, aus dem API-Schritt), um Betreff, Inhalt und Empfänger zu befüllen. Optional kannst du Berichte anhängen oder Links einfügen.

7. Zap testen und aktivieren

   • Sende eine Test-E-Mail, um alle Einstellungen zu prüfen.
   • Schalte anschließend deinen Zap ein, damit die Automatisierung dauerhaft läuft.

• Für das Management: Sende automatisch eine PDF-Zusammenfassung jeder abgeschlossenen Inspektion an die Geschäftsleitung oder Kundschaft.
• Sofortige Benachrichtigung: Maile dem Bauleiter direkt nach Abschluss einer Inspektion die wichtigsten Infos.
• Mehrere Empfänger: Informiere Qualitäts-, Sicherheits- und Compliance-Teams gleichzeitig, sobald ein Bericht abgeschickt wird.

• Es wird keine E-Mail versendet: Stelle sicher, dass der Zap aktiviert ist, die Webhook-URL in Lumiform gespeichert ist und das Ereignis „Inspektion abgeschlossen“ ausgelöst wurde.
• Inspektionsdaten fehlen: Der erste Webhook überträgt nur Ereignistyp und Record-ID. Füge einen API-Request in Zapier ein, um die vollständigen Inhalte nachzuladen.
• Authentifizierungsfehler (API-Schritt): Überprüfe deinen Lumiform API-Token und die Berechtigungen, wenn du die Public API in Zapier verwendest.

• Wie du einen Webhook in Lumiform einrichtest
• Was sind Lumiform Webhooks?
• Unterstützte Webhook-Ereignisse in Lumiform
• Wie du Lumiform mit Zapier verbindest