Erstelle deine erste Formularvorlage In diesem Artikel erfährst du, wie du deine erste Formularvorlage erstellen kannst.
In diesem Artikel
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Erstelle deine erste Formularvorlage
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Erstellen
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Zuweisen
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Bericht anpassen
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Speichern: Aktiv und inaktiv
Erstelle deine erste Vorlage
Um mit deiner ersten Checkliste loszulegen klicke auf Dashboard → + Vorlage erstellen oder Formulare → + Vorlage erstellen.
Unser Formular-Baukasten ist in drei Reiter aufgeteilt: Erstellen, Zuweisen und Report anpassen. Im Folgenden erklären wir dir die Funktionen der einzelnen Reitern und deren Einstellungsoptionen genauer.
1.Erstellen
Unter dem Reiter Erstellen findet das eigentliche Erstellen der Vorlagen statt. Hier gibst du die Checks ein, die später bei der Inspektion zu beantworten sind.
Titel
Der Titel ist der Name deiner Formularvorlage. Mit diesem wird sie später angezeigt und kann im Filter gefunden werden. Wir empfehlen einen eindeutigen und selbsterklärenden Titel zu verwenden. Der Titel wird zudem später als Berichtstitel übernommen.
Deckblatt
Das Deckblatt wird im obersten Abschnitts des Berichts zu sehen sein. Dieses generiert sich automatisch. Standardmäßig sind durchführende Benutzer des Formulars und der genaue Zeitpunkt. Du kannst jedoch weitere Formularfelder individuell hinzufügen.
Seiten
Es empfiehlt sich lange Formularvorlagen in einzelne Seiten aufzuteilen, z.B. "Überprüfung Kühlschränke" als Seite 1 und "Überprüfung Tiefkühlschränke" als Seite 2.
Um eine weitere Seite hinzuzufügen klicke auf Seite eingeben.
Du kannst die Reihenfolge der Seiten jederzeit ändern, indem du auf die Pfeile ⇵ neben dem Seiten-Namen klickst. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem du die Seiten per Drag-&-Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen kannst.
Klicke am Ende auf Seitenreihenfolge aktualisieren um die neue Reihenfolge zu speichern.
Abschnitte
Abschnitte nutzt du zur weiteren Unterteilung der einzelnen Seiten.
Einen neuen Abschnitt erstellst du, indem du mit dem Mauszeiger auf die Zeile zwischen zwei Checks fährst und dann auf Abschnitt klickst. Dies ist z.B. hilfreich, wenn du Informationen zu mehreren Geräten abfragst und diese in Abschnitte unterteilt sind. Einem Abschnitt kannst du beliebig viele Formularfelder zuordnen.
Wählst du das Kästchen "Abschnitt wiederholen" aus, erstellst du einen wiederholbaren Abschnitt. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn du möchtest. dass der Durchführung der Inspektion beliebig viel weitere Geräte hinzugefügt werden können.
Formularfelder
Formularfelder sind die einzelnen Fragen bzw. Anweisungen in Lumiform.
Du kannst einer Liste, Seite oder einem Abschnitt so viele Formularfelder hinzufügen, wie du möchtest.
Ein neues Formularfeld kannst du hinzufügen, indem du entweder auf Enter drückst oder deine Maus auf die Zeile zwischen zwei Elementen bewegst und dann auf den Formularfeld Button klickst.
Antwort-Typen
Du kannst für jeden Check einen Antwort-Typen auswählen.
Dafür klickst du einfach auf den Dropdown neben den standardmäßig angezeigten Multiple-Choice-Antworten und wähls den gewünschten Antwort-Typen aus.
Die einzelnen Antworttypen können zudem über die drei Punkte noch präzisier definiert werden.
Logiken
Mit einer Logik kannst du eine Folgereaktion definieren.
Für die Antwort-Typen Multiple choice, Nummer, Checkbox und Dropdown kannst du Logiken einrichten. Bewege dafür die Maus auf der Zeile eines entsprechenden Formularfelder und klicke auf den Logik Button.
Je nach Antwort-Typ werden dir verschiedene Optionen angezeigt - du siehst sie, indem du auf den Pfeil neben Wenn Antwort klickst. 
Schließlich wählst du neben dann die Reaktion auf die Logik.
2. Zuweisen
Im Reiter Zuweisen kannst du festlegen, welche Benutzer Zugriff auf die Formularvorlage haben und zu welchem Zeitpunkt der Zugriff gegeben sein soll.
Du kannst Benutzer via E-Mail einladen und die Benutzer auswählen, die berechtigt sind die Formularvorlage beliebig auszufüllen.
Zeitpläne
Mithilfe von Zeitplänen kann jede Formularvorlage mit einem Fälligkeitszeitpunkt versehen werden und einem bestimmten Benutzer bzw. einer Benutzergruppe zugeordnet werden.
Den ausgewählten Benutzern werden die Prüfungen zum eingestellten Zeitpunkt in My ToDo angezeigt und zusätzlich werden sie per E-Mail, Push und/oder SMS benachrichtigt, dass eine neue Prüfung verfügbar ist und ab sofort durchgeführt werden kann.
Zeitpläne kannst du also nutzen, wenn du möchtest, dass Formulare zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden. Klicke hierfür auf "Ja, Benutzer und Zeit auswählen".
Anschließend kannst du beliebig auswählen, ob der Plan bestimmten Gruppen oder Benutzern zugewiesen werden soll. Dabei kannst du auch gleichzeitig Gruppen und Benutzer auswählen. Den ausgewählten Personen wird die Formularvorlage in Lumiform Desktop unter "Dir zugewiesen" in Lumiform Mobile unter "ToDo" angezeigt
Unter "Erster Zeitplan verfügbar ab" trägst du ein, ab wann den ausgewählten Personen die Formularvorlage angezeigt werden soll, d.h. du legst den Zeitpunkt fest, ab dem sie beginnen dürfen, die Formularvorlage durchzuführen.
Unter "Erster Zeitplan fällig bis" legst du fest, bis wann die Formularvorlage spätestens durchgeführt worden sein soll. Das kann am selben Tag nur einige Stunden später sein, kann aber auch erst mehrere Tage später der Fall sein.
Unter "Zeitplan wiederholt sich" kannst du einstellen, in welchem Rhythmus sich der Zeitplan - wenn überhaupt - wiederholen soll.
Du kannst einer Formularvorlage auch mehrere Zeitpläne zuordnen, das bietet sich z.B. an, wenn eine Liste sowohl von der Früh- als auch der Spätschicht durchgeführt werden soll. Klicke hierfür auf "Weiteren Zeitplan hinzufügen".
3. Bericht anpassen
Unter dem Reiter Report anpassen kannst einstellen, welche Elemente dein individueller Bericht beinhalten soll und ein Logo hochladen.
Die entsprechenden Änderungen werden dir auf der rechten Seite als Vorschau angezeigt.
Du kannst individuelle Berichtsvorlagen erstellen und diese auch später für deine anderen Formularvorlage verwenden.
Formularvorlage speichern
Wenn du deine Formularvorlage erstellt und alle Einstellungen nach deinem Geschmack festgelegt hast, kannst zwischen zwei Möglichkeiten wählen.
Speichern & aktivieren: Deine Formularvorlage wird aktiviert, d.h. alle Zeitpläne werden entsprechend deiner Einstellungen umgesetzt.
Inaktiv speichern: Deine Formularvorlage wird gespeichert, jedoch werden die Zeitpläne und andere Einstellungen nicht aktiv umgesetzt. Du kannst diese Formularvorlagen zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren.